Privacy verklaring Internationaal Juridisch Instituut

Bij het Internationaal Juridisch Instituut delen wij graag onze kennis en dus ook onze kennis over privacywetgeving en de verwerking van persoonsgegevens. Daarom vinden wij het belangrijk om u in deze privacyverklaring goed en helder te informeren over welke gegevens wij zelf verwerken en hoe en waarom wij dat doen.

Stichting Internationaal Juridisch Instituut (hierna ‘IJI’, ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’) verwerkt persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 21 april 2021

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

• basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;
• contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
• aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat;
• financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;
• technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
• persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens;
• alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor juridische dienstverlening geeft, als u onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden in het kader van een zaak die wij behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Juridische dienstverlening
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (verlenen van juridisch of fiscaal advies, opstellen van een notariële akte, voeren van een gerechtelijke procedure, indienen van een belastingaangifte of verzorgen van juridische kennisoverdracht).

Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor advocaten, notarissen en belastingadviseurs geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.

Marketing- en business developmentdoeleinden.
Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.

Gebruik en verbetering van onze website
Op onze website kunt u zich aanmelden voor een nieuwsbrief, een artikel downloaden, een adviesaanvraag indienen of ons een bericht sturen via de contactpagina. Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren we het surfgedrag van de bezoekers op onze website.

Deelname aan onze events
Bij aanmelding voor een van onze events vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen, u op de hoogte te houden van het betreffende event, uw aanwezigheid te registreren en u een deelnamebewijs toe te kunnen sturen.

Tevredenheidsonderzoeken
Wij vinden het belangrijk om te weten wat u van onze dienstverlening vindt. Daarom kunnen wij u na afronding van een opdracht uitnodigen om een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen. Ook kunnen wij u na een bezoek aan een van onze events een uitnodiging sturen om het betreffende event te beoordelen.

Toegangscontrole en beveiliging
Bij bezoek aan ons kantoren noteren wij bij aankomst uw naam. Op deze manier weten we bij een calamiteit wie bij ons te gast zijn en zorgen we ervoor dat zich geen onbevoegden in het gebouw bevinden. Bij de entree van ons kantoor worden camerabeelden gemaakt. Deze beelden worden niet opgeslagen.

Sollicitaties en recruitment
Om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt via e-mail en in (telefoon)gesprekken, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.

4. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens? 

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst;
• Vanwege een wettelijke verplichting;
• Met uw toestemming;
• Vanwege een gerechtvaardigd belang.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

• Om onze juridische diensten te kunnen verlenen.
• Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.
• Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers of een vertaalbureau;
• Derde partijen die betrokken zijn bij de hosting of organisatie van onze events;
• Indien nodig worden met niet-verwerkers schriftelijke afspraken gemaakt op basis van privacy convenanten.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens het IJI, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG. Met niet-verwerkers worden indien nodig ook schriftelijke afspraken gemaakt zoals privacy convenanten.

Als een van onze externe leveranciers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, dan zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal standaard contractbepalingen.

Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen we het surfgedrag van onze websitebezoekers. Dat doen wij met Google Analytics.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd.

Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.

7. Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via info@iji.nl.

8. Welke rechten heeft u?

U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) kan uw verzoek of eventuele klacht in behandeling nemen en is bereikbaar via mail: info@iji.nl. Wij zullen binnen 30 dagen een reactie afgeven en indien langer kan duren door eventuele complexiteit van uw verzoek.

Het is mogelijk dat wij niet binnen de termijn van maand aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen en/of beroepseisen te voldoen of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden of het belang een juridische procedure te kunnen voeren. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Ook heeft u het recht om eventuele vragen in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

9. Contact met ons opnemen

Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: info@iji.nl of IJI, t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, R.J. Schimmelpennincklaan 20-22, 2517 JN Den Haag.

Omdat wij deze verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen. Als we onze privacyverklaring ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.